Gerir uma academia pode ser um desafio. Manter os frequentadores engajados, controlar a presença, gerenciar planos e matrículas. Tudo isso requer atenção para manter o seu bom funcionamento. Felizmente, o sistema para academia pode ser integrado, reunindo em uma mesma plataforma as informações mais importantes para a sua gestão.
Por exemplo, um sistema integrado pode centralizar e automatizar os pagamentos dos seus alunos. Da mesma forma, pode melhorar a organização de turmas por aulas e também criar um sistema unificado de fluxo de caixa.
Para entender mais sobre o assunto, neste artigo mostraremos os seis principais benefícios de um sistema para academia.
1. Gestão financeira organizada
Organizar o financeiro de um empreendimento é uma tarefa complexa. É preciso manter o controle sobre o número de alunos matriculados, o volume de inadimplência e também sobre gastos operacionais, como água, luz e funcionários.
A contratação de um sistema para academia facilita esse processo, uma vez que todas essas informações são calculadas e tabuladas em um painel único, onde se concentram todas as informações gerenciais. Ou seja, pode-se acessar o número de alunos, o total de pagamentos efetuados e muito mais.
Outro benefício desse processo é o acesso ao histórico operacional, que permanece salvo na nuvem por tempo indeterminado. Dessa forma, é possível analisar o desempenho por período e encontrar pontos de melhora. Ou seja, ele oferece uma visão holística do negócio sem exigir a leitura de centenas ou milhares de registros.
Por fim, o uso de um sistema integrado permite a criação de planos diferentes de contrato, indo além dos tradicionais mensais, trimestrais e anuais. O uso de uma solução de débito recorrente, por exemplo, permite a criação de planos ilimitados com lançamentos automatizados para os clientes. Uma facilidade a mais, que pode trazer resultados financeiros e no relacionamento com os clientes.
2. Melhor fluxo de caixa e de materiais
Além de manter o sistema financeiro centralizado, o sistema para academia permite a fácil leitura do fluxo de caixa. Como resultado, é possível acessar com precisão todos os gastos da academia, incluindo o pagamento de cada colaborador. Essa é uma maneira de garantir o bom funcionamento, com a certeza de que não há pendências financeiras que podem gerar problemas no futuro.
Outro ponto é o gerenciamento de estoque de materiais. Por exemplo, é importante manter o controle sobre os produtos adquiridos para manutenção e também para aumentar o conforto dos frequentadores. Garantir que a limpeza e manutenção periódicas estão sendo realizadas é uma forma de fidelizar clientes e manter a segurança do local.
Da mesma forma, o sistema permite a prevenção de perdas com o desperdício de materiais, resultando em menor custo operacional. Assim, há otimização dos gastos da academia e melhor desempenho de negócios no longo prazo.
3. Facilidade no gerenciamento de aulas
Atualmente, é comum que academias ofereçam a sua grade de aulas na Internet, onde os alunos podem fazer o seu registro sem entrar em contato diretamente com a academia. Essa é uma forma de reduzir o volume de trabalho dos profissionais recepcionistas e também melhorar a qualidade das atividades oferecidas.
Assim, o sistema integrado utiliza os registros do site para montar as aulas. Quando uma turma está lotada, ela é automaticamente bloqueada e evita frustrações. Outra vantagem é a melhora da análise de desempenho de cada uma delas. Por exemplo, o sistema permite encontrar turmas vazias demais ou também lotadas demais para ajudar na criação de novos horários para as atividades mais procuradas.
Como resultado, pode-se oferecer aulas mais agradáveis aos alunos e também reduzir a carga de trabalho dos profissionais de atendimento. Com a automação desse processo, esses colaboradores podem dedicar mais tempo no trato com os alunos e menos resolvendo questões de cadastros.
4. Melhor relacionamento com os alunos
O sistema de gestão para academia ajuda a fidelizar alunos e a manter o engajamento. Com ele, é possível o pronto atendimento via site ou aplicativo, para que frequentadores ativos ou interessados entrem em contato mais rapidamente com a academia.
Além disso, o sistema centralizado permite o acompanhamento de cada frequentador. Como resultado, pode-se identificar aqueles com maiores índices de ausência e entrar em ação antes de um possível cancelamento.
Por exemplo, um aluno que não comparece à academia durante um mês pode estar enfrentando problemas ou estar desmotivado. Nesses casos, o sistema permite o envio de mensagens automatizadas para melhor a comunicação.
Além disso, o uso de um sistema on-line permite que os alunos tenham acesso a todos os dados necessários, como a data do próximo vencimento e o controle dos seus treinos. Isso traz resultados em termos de satisfação e confiança, uma vez que há transparência de contrato.
5. Processos mais eficientes
Um sistema para academia integrado torna os processos mais eficientes e, como resultado, os profissionais podem se dedicar a outras atividades. Por exemplo, todo o processo de cadastro de novos alunos pode ser automatizado, reduzindo a carga de trabalho nessa função.
Centralizando todas as informações relevantes em um único painel, é possível ter maior visibilidade da execução de todos os processos em andamento. Com isso, a gestão é melhorada e também o funcionamento da academia como um todo.
6. Melhor tomada de decisão
Uma das principais vantagens do sistema para academia é o suporte na tomada de decisões. Quando os dados de funcionamento estão organizados de forma correta, eles fundamentam melhores escolhas de gestão e geram benefícios de negócios.
Por exemplo, com base nos dados de pagamentos e de fluxo de caixa é possível identificar o momento exato para aumentar os preços das matrículas, sem prejudicar alunos e também sem correr o risco de ter prejuízos.
Outro fator relevante é o melhor gerenciamento de colaboradores. Com o melhor controle operacional, pode-se acompanhar o desempenho de cada profissional e avaliar o momento de aumentar o diminuir a equipe.
Por isso, é importante o investimento em um software de gestão de recursos empresariais, também conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP).
E aí? Você avalia que esses benefícios podem ajudar nos seus negócios? Para saber como ter o sistema para academia, preencha o formulário abaixo que entraremos em contato.
