automação de processos

Automação de processos nas academias: Entenda como funciona

O mercado fitness está em expansão e, segundo a Exame, em 2016, esse crescimento chegou a 22%. Para estar bem posicionado nesse segmento, é necessário encontrar formas de otimizar a gestão da sua academia para conseguir maior rentabilidade e mais clientes. Discutida há alguns anos na área de TI, a automação de processos é, hoje, muito aplicada também no mercado de academias.

Utilizar tecnologia para automatizar algumas funções pode trazer benefícios tanto gerenciais como em qualidade para os alunos. Por exemplo, por que deixar o cadastro de novos membros para um atendente quando podemos tornar esse processo digital? O mesmo vale para o controle de frequência ou, até mesmo, para o fluxo de caixa.

Neste post, vamos entender mais sobre a automação de processos em academias e como ela pode trazer resultados em termos de negócios. Vamos lá?

Como funciona a automação de processos?

Em uma academia, existem funções repetidas diariamente pelos profissionais, como o cadastro de novos alunos, o controle de frequência, a criação e atualização de treinos, o gerenciamento da grade de aulas e o controle de cobrança das mensalidades. Tarefas repetitivas como essas já não precisam ser executadas manualmente e podem ser delegadas a softwares de automação.

Em termos de negócios, isso significa maior controle sobre o funcionamento e sobre as finanças do empreendimento. Em termos de recursos humanos, a automação permite que os colaboradores foquem em tarefas mais importantes, como acompanhar de perto o desempenho de cada aluno. Para os frequentadores, em si, a tecnologia traz mais comodidade e satisfação com a academia.

De forma simples, a automação de processos permite que eles sejam executados digitalmente com facilidade. Por exemplo, as mensalidades são lançadas diretamente para os alunos de acordo com as datas definidas. Automaticamente, os valores são registrados e consolidados em um painel de custos, permitindo o acompanhamento em tempo real do financeiro.

Quais processos podem ser automatizados?

A automação de processos pode facilitar o dia a dia de uma academia e trazer maior rentabilidade. Existem diversas aplicações possíveis, de acordo com a necessidade de cada empreendimento. Contudo, existem tarefas repetitivas encontradas em todas as academias, das menores até as grandes redes. Por isso, vamos entender alguns pontos em que ela pode ajudar.

Controle de pagamentos

A automação permite o melhor gerenciamento de pagamentos, lançando cobranças diretamente aos alunos, seja gerando novos boletos, seja realizando cobranças no cartão de crédito. A partir das datas de matrícula, o software é capaz de processar todo o pagamento e indicar casos de falha. Caso um pagamento seja negado, pode-se utilizar a opção de pagamento recorrente para realizar automaticamente novas tentativas.

Como resultado, é possível oferecer diferentes opções de pagamento aos alunos, indo além dos planos tradicionais. Por exemplo, com cobranças automatizadas, pode-se oferecer opções ilimitadas ou de acordo com o uso — tudo isso controlado diretamente pelo software de automação.

Controle de alunos

Parte importante de uma academia é registrar novos alunos e remover aqueles que cancelaram as suas matrículas. Geralmente, esse processo é feito por meio de planilhas e de formulários de cadastro. Contudo, com um grande volume de frequentadores, isso pode complicar a gestão como um todo.

Softwares de automação permitem a criação de formulários digitalizados para realizar novos registros, centralizando essas informações em um painel digital. Assim, novos alunos são adicionados automaticamente ao documento de controle, enquanto alunos inativos podem ser facilmente filtrados e removidos — aliás, com o uso de regras bem definidas, todo esse processo pode se tornar automático.

Outro ponto positivo nesse sentido é o melhor controle de frequência de cada pessoa. O programa utilizado na academia é capaz de acompanhar quantas vezes cada aluno tem comparecido aos treinos, permitindo o envio de mensagens motivacionais e também a identificação de possíveis problemas.

Controle de turmas

Além de oferecer melhor controle de alunos, a automação facilita o gerenciamento de turmas. É comum que uma academia ofereça diversas aulas simultâneas e que os alunos optem por ir em horários ou a aulas diferentes a cada dia da semana. Afinal, essa possibilidade é parte dos planos vendidos. Por outro lado, é difícil controlar quantas pessoas devem comparecer a cada sessão.

Ao permitir o check-in digital nas aulas oferecidas, é possível automatizar esse controle e receber o relatório de registros e presença com facilidade. Como resultado, é possível evitar aulas muito cheias para diminuir frustrações, recomendando outros horários para os alunos quando a turma desejada estiver lotada, por exemplo.

Da mesma forma, o melhor controle das turmas permite identificar as aulas menos procuradas ou aquelas com maior quebra de frequência. Isso permite a tomada de decisões melhores e a abertura ou fechamento de turmas conforme a demanda.

Controle de treinos

Para garantir a eficiência dos treinos e detectar quando a rotina de cada aluno deve ser atualizada, a automação é de grande ajuda. Em treinos de musculação, a frequência é levada em conta para decidir quando o instrutor deve passar novos exercícios ao aluno e isso pode ser feito automaticamente.

Por exemplo, uma ficha de 20 exercícios pode ser atualizada pelo sistema assim que esse total for atingido. Da mesma forma, o instrutor pode ser notificado sobre quais alunos devem ser atendidos com prioridade com base no registro de atividades.

Controle do relacionamento com o cliente

Por fim, a automação de processos auxilia a manter um bom relacionamento com o cliente. Ao notar a ausência recorrente de um aluno, o sistema pode enviar uma mensagens automáticas pelo CRM do sistema, perguntando se está tudo bem e garantindo atendimento ágil. Dessa forma, é possível identificar pessoas com a intenção de cancelar o seu plano e agir antes que isso ocorra.

Automatizar etapas da comunicação com o cliente também passa mais profissionalismo e confiança. Trata-se de uma forma de mostrar preocupação com cada pessoa da academia e de manter um canal aberto de comunicação.

Por onde começar?

A automação de processos em uma academia traz benefícios não só para seu proprietário, mas também para os colaboradores e clientes. Para isso, é preciso procurar por um software de gestão que ofereça esse serviço. Para aumentar a eficiência, esse programa centraliza todos os processos da academia em uma única plataforma, permitindo não só a automação de tarefas, mas também o controle financeiro completo e a melhor comunicação com cada pessoa.

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